Hiện tại, X-Soft là một trong những đơn vị phần mềm của Việt Nam cung cấp phần mềm “Số hóa văn thư lưu trữ” với sản phẩm “X-File Solutions” được xây dựng trên tổ hợp nhiều nền tảng công nghệ khác nhau gồm hệ thống Client và Server trên nền Điện toán đám mây với mục tiêu:
- Ứng dụng công nghệ, giải pháp số hóa hoàn thiện kho lưu trữ tài liệu tập trung, hỗ trợ công tác quản lý, kiểm soát, bảo mật tài liệu, cải thiện quy trình làm việc của cán bộ nghiệp vụ; đồng thời cho phép truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm thông tin hồ sơ tài liệu dễ dàng, nhanh chóng;
- Cắt giảm chi phí tối đa cho công tác quản lý tài liệu lưu trữ;
- Đảm bảo duy trì thông tin trong kho lưu trữ, có các bản sao lưu dự phòng tài liệu lưu trữ gốc;
- Hỗ trợ việc thực hiện duy tu, bảo dưỡng và kiểm soát hồ sơ tài liệu;
Việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan Nhà nước, số hóa thủ tục hành chính, …được Đảng và Nhà nước ưu tiên nhằm hướng tới một chính phủ điện tử trong tương lai. Với số hồ sơ lưu trữ, quản lý tương đối lớn, có thể hư hại thì việc đảm bảo an toàn, tính toàn vẹn nội dung tài liệu càng trở nên cấp thiết. Cần có giải pháp đồng bộ số hóa hồ sơ tài liệu, lưu trữ tập trung, quản lý và khai thác hồ sơ hiệu quả nhằm nâng cao năng lực quản lý điều hành của lãnh đạo, cán bộ nhân viên đồng thời phục vụ tốt hơn, hiệu quả hơn cho cá nhân, tổ chức có nhu cầu tìm kiếm, khai thác thông tin liên quan…
CHỨC NĂNG PHẦN MỀM:
- Danh mục
- Quản lý danh mục dùng chung trong hệ thống (font, loại hình tài liệu, đơn vị nộp lưu, kho, tầng, giá, hộp cặp lưu trữ)
- Thu thập tài liệu
- Quản lý kế hoạch thu thập tài liệu
- Quản lý mục lục tài liệu
- Quản lý biên bản bàn giao
- Biên mục sơ lược hồ sơ, văn bản
- Bàn giao hồ sơ, văn bản cho đơn vị cấp trên.
- Quản lý thông báo nhắc việc nộp lưu tài liệu
- Thống kê báo cáo
- Biên mục chỉnh lý tài liệu
- Tiếp nhận hồ sơ, văn bản cấp dưới
- Quản lý hồ sơ, văn bản (biên mục chi tiết hồ sơ, văn bản cũng như biên mục chi tiết hồ sơ, văn bản tiếp nhận của cấp dưới)
- Tạo ra trường tin động và khung nhập tin động theo từng loại hình tài liệu đơn vị quản lý (tài liệu báo cáo, tài liệu hành chính, tài liệu mẫu vật….)
- Đánh chỉ mục tìm kiêm toàn văn cho nội dung tệp tin đính kèm hồ sơ, văn bản.
- Xếp hộp cặp cho tài liệu
- Kiểm kê tài liệu hàng năm
- Quản lý kế hoạch hủy tài liệu hàng năm
- Quản lý nộp lưu tài liệu cho đơn vị câp trên hoặc trung tâm lưu trữ quôc gia.
- Thống kê báo cáo
- Lưu thông tài liệu
- Quản lý nhóm độc giả (phân quyền truy cập của độc giả)
- Ghi mượn tài liệu thông qua mã vạch
- Ghi trả tài liệu thông qua mã vạch
- Báo cáo thống kê tài liệu (đang mượn, từng mượn, quá hạn, mượn nhiều)
- Khai thác trực tuyến
- Tổng quan toàn bộ tài liệu hệ thống (hồ sơ mới, văn bản mới, số lượng hồ sơ, văn bản
- Mẫu tìm kiếm động theo định nghĩa của cán bộ cho tìm kiếm đơn giản, chi tiết, toàn văn)
- Hỗ trợ tìm kiếm theo độ chính xác của từ, cụm từ và bôi màu từ khóa tìm kiềm trên kết quả tìm kiếm
- Thực hiện yêu cầu mượn tài liệu (bản cứng, bản mềm) => xem tài liệu bản mềm nếu tài liệu có bản mềm và cán bộ lưu trữ đã duyệt yêu cầu
- Quản trị hệ thống
- Quản trị người dùng
- Phân quyền người dùng đên từng tính năng trong hệ thống
- Quản lý nhật ký hệ thống
- Quản lý định nghĩa mẫu tìm kiếm động ngoài trang khai thác
- Cấu hình tham số hệ thống
