X-Edu có giao diện thân thiện dễ sử dụng hoàn toàn dựa trên bảng mã Unicode. X-Edu sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu tập trung Microsoft SQL Server, cho phép phân quyền truy cập cho nhiều người sử dụng. Các biểu mẫu báo cáo được trình bày đẹp, dữ liệu được xử lý linh hoạt thông qua các chức năng như lọc dữ liệu (Auto Filter), sắp xếp dữ liệu với nhiều tiêu chuẩn, tìm kiếm dữ liệu,… và dễ dàng chuyển đổi sang các định dạng khác khác như Acrobat Reader (*.pdf), Microsoft Word (*.docx), Microsoft Excel (*.xlsx), Website page (*.html), Picture file (*.tif).
Chức năng phần mềm
Phân hệ tuyển sinh, xét tuyển, phân lớp
Phân hệ này cho phép cán bộ quản lý được hồ sơ của thí sinh từ khi đăng ký muốn học, hoàn thành nghĩa vụ đóng lệ phí – học phí bình thường hay trực tuyến, nhận giấy báo kết quả chấp nhận vào học. Sau khi thí sinh được xét tuyển, hồ sơ này được chuyển sang phân hệ quản lý học viên.
• Đăng ký tuyển sinh trực tuyến hoặc bình thường.
• Tiếp nhận đăng ký tuyển sinh trực tuyến.
• Quản lý xét tuyển, phân khoa, xếp lớp.
• Quản lý các thông báo gửi tới sinh viên.
• Xét tuyển căn cứ vào tổng điểm các môn + điểm ưu tiên khu vực và đối tượng + điểm thưởng.
• Sau khi xét tuyển phần mềm sẽ cho phép phân lớp theo nguyên tắc đồng đều về: giới tính, kết quả thi, họ tên, nơi sinh,… giữa các lớp.
• Cho phép xét tuyển và phân lớp nhiều đợt.
Phân hệ quản lý học viên: phân hệ này cho phép cán bộ quản lý quá trình học tập của sinh viên từ khi mới nhập học cho đến khi đã tốt nghiệp.
• Lưu trữ hồ sơ HS-SV gồm các thông tin như Họ tên, ngày sinh, nơi sinh, dân tộc, tộc giáo, ngày vào Đoàn, ngày vào Đảng, trình độ văn hoá, điện thoại, địa chỉ,… Ngoài ra còn lưu trữ quá trình học tập, quan hệ gia đình, hình ảnh của HS-SV.
• Cho phép quản lý toàn bộ quá trình tạm trú của HSSV trong suốt thời gian học gồm: ngày đăng ký, hình thức tạm trú (nội trú, tại gia, thuê trọ), địa chỉ, điện thoại, họ tên chủ nhà, khen thưởng, kỷ luật, …
• Cho phép lọc (filter) dữ liệu về hồ sơ của HS-SV theo yêu cầu, thuận lợi cho việc tìm kiếm, thống kê, báo cáo.
• Tìm kiếm và thống kê các thông tin hồ sơ theo nhiều điều kiện khác nhau, in sơ yếu lý lịch, in sổ đăng ký HS-SV.
• Quản lý điểm đạo đức (hạnh kiểm) và điểm rèn luyện của từng HS-SV theo từng học kỳ, từng năm học, toàn khoá. Quản lý chức vụ HS-SV trong lớp.
• Quản lý khen thưởng và kỷ luật của HS-SV theo từng tháng, dễ dàng thống kê khi cần.
• Quản lý nghỉ phép, điểm danh sinh viên.
• Quản lý ngừng học, thôi học, bảo lưu.
• Quản lý đề tài tiểu luận, luận văn.
• Quản lý lịch sử học tại trường.
Phân hệ quản lý chương trình đào tạo: nội dung chính bao gồm quản lý môn học, quản lý chương trình học, lịch học theo từng kỳ, thi, học lại…
• Quản lý khung chương trình đào tạo của mỗi ngành học.
• Chương trình đào tạo thực tế có thể xây dựng cho từng lớp dựa trên khung chương trình đào tạo của ngành học tương ứng.
• Quản lý đào tạo dựa trên sự phân cấp khoá học, ngành học và lớp.
• Cho phép tổ chức thi học kỳ, thi tốt nghiệp bằng cách phân phòng thi, đánh số báo danh, in danh sách thi và nhập điểm thi theo phòng.
• In thẻ HS-SV, giấy chứng nhận đang học, giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời và các loại danh sách như danh sách thi, danh sách ghi điểm, danh sách điểm danh,… Đặc biệt cho phép in danh sách lớp bằng cách thiết lập điều kiện lọc, điều chỉnh thứ tự các cột hiển thị,…
• Xét điều kiện thi hết môn, xét điều kiện lên lớp sau mỗi năm học, xét điều kiện thi tốt nghiệp, xét điều kiện công nhận tốt nghiệp, in danh sách đủ điều kiện, không đủ điều kiện, danh sách bảo lưu, danh sách xét vớt.
• Xử lý bảo lưu hồ sơ và kết quả học tập, thôi học, chyển lớp, sao chép HS-SV sang nhiều lớp.
• Phân công giảng dạy đối với giáo viên, cho phép giáo viên nhập điểm các môn học đảm nhận.
• In sổ đăng ký HS-SV bao gồm sơ yếu lý lịch, kết quả học tập từng năm, kết quả các môn thi tốt nghiệp, kết quả tốt nghiệp; Nhập thông tin và in sổ cấp bằng tốt nghiệp.
• Thống kê số tiết giảng dạy lý thuyết và thực hành của giảng viên theo từng hệ đào tạo của mỗi học kỳ, mỗi năm học.
Phân hệ quản lý thời khóa biểu: phân hệ này giúp cán bộ theo dõi thời khóa biểu của từng lớp học, thời khóa biểu của từng sinh viên, lịch sử sử dụng phòng học, cơ sở, thời khóa biểu của thầy cô giáo. In ấn thời khóa biểu cho sinh viên, giáo viên.
• Cập nhật thời khóa biểu hằng tuần trên cơ sở có cảnh báo trùng giờ dạy của giáo viên và trùng phòng học, xem và in thời khóa biểu của lớp và của giáo viên.
• Quản lý tiến độ giảng dạy cho từng môn học ở các lớp như số tiết đã học hằng tuần, tổng số tiết đã học, số tiết còn lại, … Tiến độ giảng dạy được căn cứ dựa trên thời khóa biểu hằng tuần của các lớp.
• Trên cơ sở thời khóa biểu đã được thiết lập, hệ thống cho phép điểm danh HSSV hằng tuần, theo từng môn học và các tiết học tương ứng.
Phân hệ quản lý kết quả học tập của sinh viên: phần ánh xạ của phân hệ này cho phép học viên được xem, download và in ra tất cả kết quả học tập của riêng mình trên hệ thống phần mềm bình thường và các trình duyệt trên thiết bị di động.
• Cho phép nhập điểm theo nhiều cột hệ số.
• In các loại bảng điểm như bảng điểm từng môn, bảng điểm từng học kỳ, bảng điểm từng năm học, bảng điểm xét học bổng học kỳ, bảng điểm xét học bổng năm học, bảng điểm toàn khoá, bảng điểm tốt nghiệp. Đặc biệt cho phép in bảng điểm cá nhân của từng HS-SV theo từng học kỳ, từng năm học, toàn khoá và bảng điểm tốt nghiệp.
• Cho phép lọc (filter) dữ liệu về kết quả học tập của HS-SV theo yêu cầu theo từng môn học, học kỳ, năm học, toàn khoá, thuận lợi cho việc thống kê, báo cáo.
• Nhập điểm thi tốt nghiệp theo phòng thi và theo SBD.
• Cho phép nhập điểm đối chứng bằng cách so khớp dữ liệu của 2 người nhập điểm độc lập nhau, nếu có sai sót hệ thống sẽ cảnh báo để người sử dụng kiểm tra lại.
Phân hệ quản lý học phí theo từng học kỳ của sinh viên các khóa: bao gồm tính học phí sau khi đã miễn giảm, việc đóng học phí của sinh viên,…
• Quản lý học phí quy định theo từng học kỳ của mỗi lớp.
• Hệ thống cho phép trong mỗi học kỳ HS-SV có thể nộp học phí nhiều lần.
• Cho phép in biên lai thu tiền theo mẫu.
• In bảng kê danh sách nộp học phí (theo lớp, theo người thu, theo thời gian nộp, theo số phiếu thu); danh sách thiếu học phí, đủ học phí. Học phí cơ sở để in danh sách thi, xét lên lớp, xét học bổng, …
• Thống kê học phí, nhập học phí học lại.
• Quản lý các khoản thu khác ngoài học phí.
Quản lý cấp bằng tốt nghiệp: Nhập các thông tin về bằng tốt nghiệp như: Số hiệu bằng, ngày ký bằng, người ký bằng; Quyết định công nhận tốt nghiệp, người ký quyết định, ngày ký quyết định,… In sổ cấp bằng tốt nghiệp, phôi cấp bằng tốt nghiệp.
Phân hệ quản lý giáo viên: quá trình tham gia vào giảng dạy của giáo viên, thời khóa biểu, xem lịch dạy, thông báo thay đổi lịch dạy, quản lý tài chính giáo viên,…
Phân hệ quản lý thống kê, báo cáo cho người dùng ở cấp độ khác nhau.
Phân hệ phân quyền hệ thống và truy vết: cho phép phân quyền tự động, tùy theo yêu cầu cụ thể. Quản lý nhật ký sử dụng của người dùng (vết người dùng): Cho phép người quản trị có thể theo dõi chi tiết các công việc mà mỗi người dùng đã thực hiện khi mỗi khi đăng nhập vào hệ thống.
Phân hệ tra cứu: phân hệ cho phép người dùng tra cứu thông tin khác nhau, theo nhiều tiêu chí.
Phân hệ nhận dạng đầu cuối học viên qua một thẻ tích hợp dùng như thẻ sinh viên, thẻ thư viện.
